ホームページを更新できない会社が最初に確認したい3つのこと

「ホームページのお知らせが、もう何年も前で止まっている」。気にはなっていても、日々の仕事が優先になり、更新まで手が回らないことがあります。

このとき、担当者に「もっと更新して」と頼むだけでは、同じ状態に戻りがちです。まず確認したいのは、更新できる仕組みがあるか、何を載せるか決められるか、作業する時間を確保できるかの3つです。止まっている理由によって、取るべき対策は変わります。

1．自社でどこまで更新できるか

最初に、管理画面へ入れる人と、そこで変更できる範囲を確認します。

「管理画面のIDはある」だけでは十分とは限りません。投稿はできても、重要なサービスページは制作会社に頼まないと直せない場合があります。

操作方法が分からないだけなら、手順を教わることで解決できます。一方、システムの仕様上変更できない、あるいは制作会社しか変更できない場合は、担当者が頑張っても解決しません。まず更新できる範囲を明らかにすることが必要です。

操作できる状態でも、「何を書けばよいか」が決まっていなければ更新は止まります。毎週ブログを書くことを目標にする前に、取引先や見込み客が判断に使う情報を確認しましょう。

たとえば、提供しているサービス、対応できる地域や仕事、問い合わせ方法、実績や事例に変化はないでしょうか。古い情報を直し、現在の事業が伝わる状態にすることが先です。

そのうえで、「変更があったことを誰が把握し、掲載するかを誰が判断するか」を決めます。ホームページ担当者だけでは、新しい事例やサービスの変更を知ることができないためです。

内容と操作方法が決まっても、担当者に時間がなければ更新は続きません。小さな会社では、ホームページの担当者がほかの業務も兼ねていることが珍しくありません。

まずは月に一度、会社情報やサービス内容に変更がないかを確認する時間を決める方法があります。変更があったときだけ更新し、作業が難しければ制作会社などへ依頼する。自社で原稿や写真を用意し、掲載作業だけ外に任せる形も考えられます。

外部へ依頼する場合は、「困ったら連絡する」だけでなく、変更の確認を定期的に行ってもらえるか、依頼から反映までどのくらいかかるかを確認しておくと運用しやすくなります。

以前、東京都の専門家派遣でお会いした製造業の会社から、「ホームページを自分たちで更新できるようにしたい」とご相談を受けました。

その会社は、長年取引のあるITベンダーにホームページを含む社内システムを任せていました。しかし、更新用のマニュアルを依頼しても届かず、社内で作業を進められない状態でした。ホームページは古い独自システムで作られており、変更できる内容にも制約がありました。

支援では、まず届けたい相手と獲得したい仕事を整理し、現状のシステムで対応できる範囲から改善しました。一方、自社で継続して直せない部分には、更新のたびに管理が難しくなる設定を無理に追加しない判断もしました。

この事例には、操作方法が分からないことだけでなく、システムの制約、依頼先の対応、社内の時間不足が重なっていました。マニュアルを一冊渡せば、すべて解決する問題ではなかったのです。

ホームページの更新が止まっているなら、まず次の3点を書き出してみてください。

自社で変更できるなら、小さな修正から始められます。権限やシステムの制約があるなら、制作会社との契約や管理方法の確認が先です。時間が足りないなら、更新作業の一部を外に任せることも選択肢になります。

ホームページを運用するために、頻繁な投稿を目標にする必要はありません。まず、現在の会社の姿が正しく伝わり、必要なときに直せる状態をつくることが大切です。