そのOffice、本当に必要ですか？PCやNASのデータ管理が生む「見えないコスト」を見直す

皆様、こんにちは。FP Supportersです。 私たちのコンサルティングの現場では、社員数5〜50名ほどの多くの中小企業様とお会いします。そこでよく目にするのが、「昔からの慣例で、なんとなくMicrosoft Officeと社内サーバー（NAS）を使い続けている」という光景です。

なぜ「なんとなくOffice」を使い続けるのか？

多くの中小企業でOfficeを使うのが当たり前になっているのには、歴史的な背景があります。かつてのパソコンには最初からOfficeソフトが組み込まれて販売されており、「紙に印刷するための書類づくり」の標準ツールとして広く普及したためです。 加えて、「役所や行政に提出する指定書類がWordやExcelばかりだから、Officeがないと仕事にならない」という切実な声もよく耳にします。 しかし、その「当たり前」の裏で、日々の業務に大きな負担がかかっているのです。

現場で起きている「見えないコスト」とリスク

先日ご支援に入らせていただいた、事務担当が社長を含めて3名という建設業のお客様でのことです。ある日、事務のメイン担当の方が急にお休みされました。 「至急確認したい見積書があるのだけれど、あの人のパソコンの中なのか、それとも社内サーバーの奥深くにあるのか分からない…」 社長も他のスタッフもファイルを見つけられず、結局その日の業務処理が大きく滞ってしまったそうです。

また、別のお客様では「高いお金を払って社内の共有ファイルサーバー（NAS）を置いているのに、誰かが誤って重要なファイルを消してしまった」「Excelの複雑な関数を間違えて上書きしてしまい、元の数字が分からなくなった」といったトラブルも起きていました。NASの設定で対応できることも多いですが、初期設定のまま放置していると元に戻せないこともよくあります。

皆さまが本当に負担しているのは、パソコンを買うたびに発生するOfficeのライセンス代や、高額なNASの保守費用だけではありません。 「ファイルを探す時間」「業務が止まる損失」「消えたデータを復元しようと焦る時間」……これらこそが、経営を圧迫する本当の「見えないコスト」なのです。

クラウド保存がもたらす安心感

私たちは、この「見えないコストとデータ消失リスク」にメスを入れたいと考えました。 解決策は、「ファイルを作って個人のPCやNASに保管する」という古いやり方から卒業し、「最初からクラウド上の安全な場所に情報を置き、みんなで共有する」仕組みへと移行することです。

クラウドであれば、万が一ファイルを削除してしまったり、誤って上書きしてしまったりしても、履歴をさかのぼって簡単に元に戻すことができます。急な担当者の不在時でも、権限さえあれば誰でも必要な情報にアクセスし、業務を引き継ぐことが可能です。

「行政の書類があるから」という誤解

「でも、行政のWordやExcelの書類はどうするの？」とご不安に思われるかもしれません。

実は、Google Workspaceの「ドキュメント」や「スプレッドシート」を使えば、Officeソフトを持っていなくても、送られてきたWordやExcelのファイルをそのままクラウド上で開き、編集することができます。

さらに、役所に提出する際には、作成したデータをWordやExcelの形式（.docxや.xlsx）としてパソコンに保存（ダウンロード）することも可能なのです。

つまり、「行政対応のためだけ」に高額なOfficeを全台に導入し続ける必要はもうありません。 「なんとなく」の慣例を見直し、より軽やかで安全な業務基盤へ。そのための土台として、私たちは「Google Workspace運用支援」のパッケージサービスを作りました。

次回は、数あるクラウドツールの中で、なぜ私たちが「Google Workspace」を強く推奨するのか、その理由についてさらに詳しくお話ししたいと思います。