使っていないサービスに毎月払っていませんか？中小企業のIT契約を棚卸しする方法

カード明細に、毎月同じサービス名が並んでいる。「これは何に使っているのか」と聞いても、すぐに答えられる人がいない。必要なサービスだと分かっても、何人分を契約しているかまでは把握できていない。

そんなときは、支払いを止める前に、契約内容・実際の利用者・請求対象を突き合わせることから始めましょう。

サービスそのものが不要な場合もあれば、契約人数や料金プランを見直すだけでよい場合もあります。費用の大小だけで判断せず、今の業務に必要な契約かを確かめることが大切です。

なぜ、使い道の分からない契約が残るのか

ITサービスは、必要になったときに契約する一方で、見直す時期が決まっていないと、そのまま支払いが続きやすくなります。

例えば、次のようなケースです。

• 一つの案件で使うために契約し、案件終了後も更新されている
• 退職した社員のアカウントが、課金対象のまま残っている
• 部署ごとに、似た機能のサービスを契約している
• 無料で試し始めたサービスが、有料契約へ移行している
• 契約担当者が異動し、管理者や更新条件が分からなくなっている

経理担当者は支払先を知っていても、利用実態までは分かりません。利用者は便利に使っていても、契約全体の費用は知らないことがあります。

支払いを確認する人と、利用状況を確認できる人の情報を合わせることが、棚卸しの出発点です。

1．支払明細から、契約しているサービスを洗い出す

まず、会社のカード明細、請求書、口座振替の記録などから、継続的に支払っているサービスを拾います。

月額契約だけでなく、年払いの契約にも注意してください。直近1か月の明細では見つからないため、過去1年分を確認すると年間契約も拾いやすくなります。

支払先の名称だけでサービスが分からない場合は、契約メールや請求書の詳細を調べます。経理の記録だけでは拾えない契約がないか、各部署にも確認しましょう。

一覧は、最初からすべて埋まらなくても構いません。「利用目的不明」「管理者確認中」と残し、誰がいつまでに確認するかを決めます。不明な契約を、その場で不要と判断しないためです。

2．サービス単位の契約表を作る

最初は、Excelやスプレッドシートの共有表で始められます。

年間契約を月額換算すると、ほかのサービスと費用を比べやすくなります。ただし、月額換算の金額と、実際の支払周期は分けて記録してください。

毎月請求されていても、契約自体は年間契約の場合があります。「月払いだから来月から自由に減らせる」とは限りません。

3．アカウント数と請求対象を突き合わせる

利用者数に応じて料金が決まるサービスでは、契約一覧だけでは十分ではありません。

確認したいのは、次の三つです。

• 契約数： 何人分の利用枠を購入しているか
• 割当数： その利用枠を何個のアカウントに割り当てているか
• 利用実態： 誰が、何の業務に使っているか

例えば、15人分を契約し、14人に割り当てていても、現在利用している社員は12人かもしれません。この場合は、未割当の1人分と、利用状況を確認したい2人分があります。

ただし、差があるからといって、すべてが不要とは限りません。入社予定者向けの枠や、必要なデータを引き継いでいる途中のアカウントも考えられます。

人数で課金されるサービスは、契約表とは別に、利用者ごとの一覧を用意すると確認しやすくなります。

この表にパスワードは記載せず、閲覧できる人も業務上必要な範囲に絞ります。

また、最終ログイン日だけで不要と判断しないことも大切です。年に数回だけ使う業務や、別のシステムとの連携に使うアカウントもあるため、利用者や管理者へ用途を確認します。

4．アカウントの整理と、請求を減らす手続きを分けて確認する

ここで注意したいのが、アカウントを停止・削除しても、同じタイミングで請求が減るとは限らないことです。

ログインを止める操作、ライセンスの割り当てを外す操作、購入しているライセンス数を減らす操作は、分かれていることがあります。契約によっては、人数を減らせる時期も限られます。

例えば、Google Workspaceでは支払いプランによってライセンス数を減らせる条件が異なり、年間／定期プランでは原則として契約更新時の対応になります。詳細はGoogle Workspaceの公式ヘルプで確認できます。

Microsoft 365でも、ユーザーへの割り当て解除と、購入ライセンス数の削減を区別して確認する必要があります。変更できる条件は、契約や購入方法によって異なります。Microsoftの公式ガイドを確認し、販売店経由なら契約先にも問い合わせましょう。

見直し候補が見つかったら、次を確認します。

1. データや管理権限の引き継ぎは済んでいるか
2. どの操作で課金対象を減らせるか
3. いつまでに申し出る必要があるか
4. いつの請求から変更が反映されるか

退職者のアカウントは、費用の整理だけを目的に削除しないようにします。データと権限の確認については、退職者のGoogleアカウントは削除していいのか。中小企業が確認すべきデータと権限で詳しく紹介しています。

5．継続・変更・統合・解約を判断する

利用状況が分かったら、契約ごとに対応を決めます。

似た機能があるからといって、すぐに一本化できるとは限りません。取引先が指定しているサービスや、特定の部署だけに必要な機能もあります。

統合する場合は、削減できる費用に加え、データ移行や操作の習得にかかる負担も比べます。必要な仕事が続けられることを確かめてから進めましょう。

解約や人数変更の手続きが終わったら、受付メールや管理画面の記録を残します。その後の請求も確認し、予定どおりに反映されたところまで追うことが大切です。

契約時・退職時・更新前に見直す仕組みを作る

一度整理しても、契約や社員が増減すれば一覧は古くなります。毎回大がかりな調査をしなくて済むよう、情報を更新するタイミングを決めます。

• 新規契約時： 利用目的、管理者、費用、更新日を登録する
• 入社・異動・退職時： 利用者、権限、ライセンスの過不足を確認する
• 契約更新前： 利用実態と次期の契約数・プランを見直す

更新前の確認は、契約の変更期限に間に合うように予定を入れます。「更新月になってから確認する」では、申出期限を過ぎていることがあるためです。

経理担当者が支払いを、各部署の責任者が必要性を、サービスの管理者がアカウントと変更条件を確認するなど、役割も決めておきましょう。

社内で用途や契約条件を確認できれば、まずは共有表で整理を進められます。管理者が不明だったり、複数サービスの連携やデータ移行が関係したりする場合は、契約先や外部の支援者と確認する方が進めやすいことがあります。

まずは、使い道の分からない支払いを一つ確認する

IT契約の棚卸しは、支出を一律に減らすためのものではありません。必要なサービスを必要な人数で使い、会社として管理できる状態にすることが目的です。

最初から全契約を整理しようとせず、一つの支払明細から始めてください。使い道が分からないサービスについて、「何に使うか」「誰が管理するか」「何人分を払っているか」を確認します。

その一件を契約表に残し、次の更新前に見直す予定まで決める。それが、用途不明の支払いを増やさないための最初の一歩になります。