「とりあえず置いた」が積み重なる
最初にルールを決めずに使い始めると、置き場所は人の数だけ増えていきます。あとから片付けるより、ルールを決めてから移すほうが早く終わります。
デジタル基盤・情報共有
社内の情報が、どこにあるか分からない。
メール・ファイル・アカウント・権限。ここが整っていないと、業務改善も自動化もAI活用も、土台の上に積み上がりません。まずは「探さなくていい状態」をつくります。
「何から手を付ければよいか分からない」段階で構いません。 30分のデジタル無料相談で、現状の整理からご一緒します。
こんな状態になっていませんか
- 必要なファイルを探すのに、毎回時間がかかる
- 共有フォルダの置き場所や命名ルールが、人によって違う
- 誰がどこまで見られるのか、権限を把握できていない
- 退職・担当者変更のたびに、メールやファイルの引き継ぎで慌てる
- Google Workspace / Microsoft 365 を契約したが、メールしか使っていない
- 個人のPCやメールの中にしか無い情報がある
ひとつでも当てはまれば、30分の無料相談の対象です。うまく言葉にできない状態のままでご相談いただいて構いません。
こんなタイミングでご相談ください
いま困っている会社だけでなく、会社の変化をきっかけに見直しておくと、あとが楽になります。
- 社員が増えて、ファイルや情報の置き場所が分からなくなってきた
- 退職や異動が出て、メール・ファイル・アカウントの引き継ぎに困った
- NAS・Dropbox・Google Drive・OneDrive などが混在している
- 個人アカウントや個人のGmailを、業務に使っている社員がいる
- Google Workspace / Microsoft 365 を導入したが、運用ルールを決めていない
- 新しい拠点や部署を増やす前に、情報管理を整理しておきたい
- 事業承継や担当者交代を機に、属人化を減らしたい
なぜ、そうなるのか
多くの場合、担当者の努力が足りないからではありません。決めていないことが積み重なった結果です。
権限は「足す」ばかりで見直されない
必要になるたびに共有を足していくと、誰がどこまで見られるのか誰も分からなくなります。退職時の対応にも影響します。
情報が個人に紐づいている
個人のメールやドライブの中にしかない情報は、その人が抜けた瞬間に会社の資産でなくなります。
このままにしておくと
- 探す時間が、全社員分だけ積み上がる
- 引き継ぎのたびに、情報の欠落や事故が起きる
- 改善も自動化もAIも、使えるデータがなくて効かない
情報が整うと、経営はこう変わります
情報共有を整えることは、単なるIT作業ではありません。バラバラな情報が「会社で使える業務基盤」になることで、日々の経営に次のような変化が生まれます。
探す時間が、仕事の時間に変わる
「あのファイルどこ？」がなくなり、必要な情報にすぐたどり着ける。社員一人ひとりの小さなロスが積み重なって消えます。
属人化が解消し、事業が止まらない
退職・担当者変更があっても、メールも資料も会社の資産として引き継げる。「あの人しか分からない」状態から脱却します。
判断と現場対応が、速くなる
最新の情報が共有され、見える化されることで、経営判断も現場の動きも速くなる。整った情報は、AI活用の土台にもなります。
土台が整うほど、その上の活用が活きる
業務改善もAI活用も、情報が整っていることが前提です。順番を逆にすると、せっかく入れた仕組みが使われないまま残ります。
この領域で、当社が大事にしていること
- ツールを増やす前に、置き場所を決める
- ルールは「守れる範囲」に絞る。細かすぎるルールは守られない
- Google Workspaceありきにしない。Microsoft 365 も含め、いま入っているものを優先する
- 権限は「入退社で回る形」にする
- セキュリティは基本のところを確実に。高度な監査は専門事業者へ
何を整理するのか
「情報整理」といっても範囲が広いので、実際に手を入れるのは次のようなところです。全部をいっぺんにやる必要はありません。困っている項目から選んで進められます。
- メールアカウント（代表メール・グループメール・エイリアス）
- 社員アカウント（発行・停止・棚卸し）
- ファイルの保存場所（どこに置くかを決める）
- 共有フォルダ・共有ドライブの構成
- アクセス権限（誰がどこまで見られるか）
- 退職・異動時のアカウント対応の手順
- 社内の情報共有方法（メール・チャット・掲示の使い分け）
- Google Workspace / Microsoft 365 の利用ルール
新しいツールを導入する前に、いま持っている環境で整理できないかを先に確認します。追加の契約をしなくても、保存場所と権限のルールを決めるだけで状況が変わることは少なくありません。
できること
日常の運用を当社が担う「任せる」と、自社で運用したまま仕組みを変える「改善する」。業務ごとに選べます。
任せる
IT業務代行
日常の運用：当社
- アカウントの発行・停止・棚卸し
- 共有ドライブ・フォルダの整理と維持
- 権限設定の管理
- 保存ルールの運用と定着フォロー
改善する
IT業務改善
日常の運用：自社
- 保存場所・命名ルールの設計
- 共有ドライブの構成づくり
- 入退社時の手順書づくり
- メール・ファイル・予定・チャットの使い分け整理
- 既存環境（Google Workspace / Microsoft 365）の活用度チェック
※ 上記は例です。その他も内容に応じて個別にご相談ください。料金は、対象業務・業務量・頻度・実施内容に応じた個別見積です。事前に対象範囲・役割・責任範囲を整理したうえでお見積りします。 料金の考え方を見る →
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よくある質問
Google Workspace と Microsoft 365、どちらがよいですか？
いま入っている方を優先します。移行には費用と社内の学習コストがかかるため、「使いこなせていないだけ」なのか「本当に合っていない」のかを先に切り分けます。当社は特定製品の販売会社ではありません。
全部いっぺんに整理しないとダメですか？
いいえ。困っているところから始めます。よくあるのは「共有ドライブの置き場所」と「入退社時の手順」の2つからです。一度に全社を作り替える必要はありません。
NASやDropboxを使っていますが、乗り換えが必要ですか？
必ずしも必要ではありません。ただし、同じ資料が複数の場所にある状態は、探す手間もリスクも増やします。まずどこに何があるかを洗い出し、集約した方がよいものだけを移します。
PCが壊れた、ネットが遅い、といった相談はできますか？
PC・プリンターの修理、LAN／Wi-Fi工事、サーバ障害対応、データ復旧は対象外です。ただし、何が起きているのかの一次的な切り分けと、適切な相談先のご案内は可能です。
セキュリティ対策もお願いできますか？
アカウント管理・権限設定・共有範囲といった基本の部分は対象です。高度なセキュリティ監査や専門的なインシデント対応は対象外のため、必要に応じて専門事業者をご紹介します。
何から手を付けるか分からない段階で大丈夫です。
30分で、いまの困りごとを整理します。
その場でサービスをおすすめすることはありません。
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