クラウド導入後によくある「結局PCに保存してしまう」問題。情報資産を守る土台づくり

皆様、こんにちは。FP Supportersです。

前回の記事では、私たちが中小企業に「Google Workspace（以下、GWS）」を推奨する理由として、効率を生む共同編集や、常に進化する豊富な機能についてお話ししました。

しかし、どんなに素晴らしいツールも「ただ契約して終わり」では、現場の業務は変わりません。今回は、私たちがご支援の中で最も重視している「情報共有の土台づくり」についてお話しします。

せっかくクラウドを入れたのに…よくある現場の壁

私たちがコンサルティングで伺うと、「GWSを導入したのに、うまく活用できていない」というお悩みをよく耳にします。

その原因を探ってみると、一番多いのは「長年の癖で、結局パソコンのデスクトップやCドライブにファイルを保存してしまっている」というケースです。

せっかくクラウドという便利な保管場所があるのに、日々の忙しさから「とりあえずいつもの場所に」保存してしまい、結局「あの最新ファイルどこ？」という属人化の問題に逆戻りしてしまっているのです。

小さなステップで「会社の資産」へと変えていく

私たちは、この「長年の癖」を無理やり直すのではなく、システムで自然に解決するアプローチを取ります。

まずは「パソコン版Googleドライブ」という機能を使います。
これを使うと、いつものパソコンのフォルダに保存する感覚で、自動的にクラウドへデータが同期されるようになります。

「まずは保存場所だけを変えていただく」。
この小さな一歩で、データ消失のリスクは激減します。 そして次のステップとして、個人の領域（マイドライブ）に保存されていたデータを、部署やプロジェクトごとの共有領域（共有ドライブ）へと移していきます。

こうして初めて、個人のパソコンに眠っていたファイルが、「会社全体で使える情報資産」へと変わっていくのです。

AI時代にこそ問われる「名前」と「権限」の重要性

現在、GWSには生成AIである「Gemini」が統合され、ドライブ内の検索がかつてないほど簡単になりました。
ファイルを開かなくても、AIが中身の概要を要約して教えてくれるという驚くべき進化を遂げています。

しかし、だからこそ【土台づくり】がこれまで以上に重要になっています。

どんなにAIが優秀でも、フォルダ名やファイル名が「最新版_最終の最終」のように適当では、プロジェクトの全体像や履歴を正確に管理することはできません。
また、強力な検索機能があるからこそ、「誰にどこまでのアクセスを許可するのか」という権限管理を厳密に行わなければ、見せてはいけない情報まで検索結果に出てしまうリスクが高まります。

便利な機能（AI）を安全かつ最大限に活かすためには、きちんとした「命名ルール」と「権限設定」という土台が絶対に欠かせないのです。

私たちが提供する「Google Workspace運用支援」パッケージでは、こうした現場のつまずきを解消し、将来のAI活用を見据えた【土台づくり】からしっかりと伴走いたします。

次回は最終回として、この整った土台の上でAIがどう機能するのか、そして私たちが目指す「自走する組織」の姿についてお伝えします。