担当者しか分からないExcel集計。引き継ぎで最初に整理したいこと

毎月の売上集計を担当している社員が休み、会議用の資料を更新できない。ファイルは共有フォルダにあるのに、どのデータを貼り付け、どの順番で操作すればよいのか分からない。

このような場合、最初に取り組みたいのは、元データ、操作手順、判断基準、完了の確認方法を、担当者以外も分かる状態にすることです。

手順書があることは望ましいものの、忙しい担当者に一から文章を書いてもらうのは負担になります。操作しながら説明した動画を残し、AIに手順書のたたき台を作らせる方法もあります。

目指すのは、立派なマニュアルの完成ではありません。別の担当者が、必要な資料を使って同じ集計を再現できる状態です。

ファイルを共有するだけでは、仕事は引き継げない

Excelファイルを共有場所へ置いていても、次のような情報が担当者の頭の中に残っていることがあります。

• 元データを、どのシステムから、どの条件で出力するか
• 前月のファイルをコピーするのか、共通のひな型を使うのか
• 入力してよいセルと、数式が入っているセルはどこか
• キャンセルや修正があった取引を、どう扱うか
• 集計結果が正しいと、何を見て判断するか

操作の順番だけでなく、「なぜその処理をするか」が分からなければ、いつもと違うデータが出てきたときに止まってしまいます。

引き継ぎでは、ファイルの場所と一緒に、作業を進めるための判断も残す必要があります。

1．元データと完成物を確認する

まずは、集計作業の入口と出口を整理します。

例えば「前月分の売上を集計する」だけでは、対象が曖昧です。受注日、出荷日、請求日のどれを基準にするかで、結果が変わることがあります。

元データの条件が違えば、同じ操作をしても同じ数字にはなりません。細かな操作説明に入る前に、何を集計する仕事なのかをそろえましょう。

ファイルの置き方も整理したい場合は、会社のファイルが見つからないとき、最初に見直す3つのルールも参考にしてください。

2．操作を録画し、説明も一緒に残す

手順書がない場合は、担当者が普段の作業を進めながら、画面と説明音声を録画する方法があります。

録画では、クリックした場所だけでなく、次のような理由も声に出してもらいます。

「前月分だけを出すために、この期間を指定します」

「この列には数式があるので、貼り付けるのはこちらの列までです」

「取引先名が空欄の行は、そのまま消さずに元データを確認します」

特に残したいのは、担当者が迷わず判断している部分です。本人には当たり前でも、初めて作業する人には分からないことがあります。

一度にすべて録る必要はありません。「データの取得」「集計」「結果の確認」のように、作業の区切りで分けると、見返しや修正もしやすくなります。

録画用には、可能な範囲でサンプルデータを使い、通知や不要な画面を閉じます。顧客情報、社員情報、パスワードなどを映さないためです。

3．録画をもとに、AIで手順書のたたき台を作る

動画や音声を扱えるAIを使えば、録画した内容から、操作手順や注意点を文章に整理する作業を補助できます。例えばGeminiでは、動画をアップロードして内容を分析する機能が案内されています。対応形式や長さの上限は、利用環境・プランに応じて確認してください。Google公式ヘルプ

動画を直接扱えない環境では、操作画面の画像と、説明音声の文字起こしを組み合わせる方法もあります。

AIへの依頼では、「マニュアルを作って」だけでなく、対象者と必要な項目を指定します。例えば、次のような依頼です。

この資料をもとに、初めて担当する社員向けの月次集計手順書のたたき台を作ってください。

「作業の目的」「事前に用意するもの」「操作手順」「判断が必要な点」「完了の確認方法」に分けてください。

各手順には、操作するファイル・シート名、操作内容、操作後に確認する状態を記載してください。

動画に時刻情報がある場合は、対応する時刻を付けてください。画像を入れると分かりやすい箇所には、必要な画面の説明を記載してください。

資料から確認できない内容は推測で補わず、「要確認」として最後にまとめてください。

こうすると、文章を一から書く負担を減らしながら、担当者が補足すべき点も整理できます。

ただし、動画の読み取り、画面の切り出し、画像付き文書への編集まで、すべてのAIが一度に行えるとは限りません。必要な画像は別途用意し、手順書へ挿入することも考えましょう。

また、社内の録画を外部のAIへ送る前には、そのサービスを業務で利用してよいか、入力する情報の範囲やデータの取扱条件を確認します。録画できることと、社外へ送ってよいことは分けて判断する必要があります。

4．通常の操作と、例外の判断を分けて補う

AIが作った文章は、担当者が内容を確認します。画面上の小さな文字や短い操作を読み落としたり、説明されていない部分を正しく整理できなかったりするためです。

特に、一回の録画に出てこなかった例外は、別に補う必要があります。

例えば、次のように整理します。

すべての例外を最初から網羅する必要はありません。担当者が経験したものから残し、発生したときに追加していきます。

判断できない場合に、誰へ何を確認すればよいかが分かることも、手順書の役割です。

5．別の担当者が一度試し、結果を確認する

手順書ができたら、元データと集計ファイルのコピーを使い、別の担当者に一度作業してもらいます。

元の担当者が隣で操作を教え続けると、説明の不足が見つかりません。まずは手順書を見て進めてもらい、止まった箇所や質問された箇所を追記します。

その際は、操作できたかだけでなく、結果も確認します。

• 対象期間は合っているか
• 取り込んだ件数は元データと合っているか
• 合計金額は照合先の資料と一致しているか
• 数式や集計範囲が途中で切れていないか
• 正しい場所へ保存し、必要な相手へ渡せたか

業務に合った確認項目を決めれば、担当者が変わっても結果の正しさを判断しやすくなります。

確認を増やしすぎないための考え方は、ミスのたびにチェック項目が増える会社へ。確認作業を減らすための3つの見直しでも紹介しています。

引き継ぎで見えた複雑さを、改善につなげる

手順を整理すると、「同じ情報を何度も入力している」「毎月、数式を手で直している」といった作業が見えてくることがあります。

その場合は、複雑な操作をすべて手順書に残す前に、作業そのものを減らせないか検討します。

現在のExcelを別の担当者も扱えるなら、そのまま使い続ける選択もできます。一方、転記や修正が多く、引き継ぐたびに負担が大きい場合は、入力方法や集計方法から見直した方がよいこともあります。

具体的な考え方は、Excel転記を自動化する前に確認したい5つのことで解説しています。

数式やマクロの仕組みが分からず、変更の影響を判断できない場合は、外部の支援を受けながら整理する方法もあります。その際も、改善後に誰が管理し、変更内容をどこへ残すかまで決めておくことが大切です。

まずは、一つの月次集計を選び、担当者に操作と理由を説明してもらいましょう。録画をAIで手順書に整理し、別の人が試して補う。その一回が、「あの人しか分からない仕事」を会社で引き継げる仕事へ変える出発点になります。